社員の交通費はどう精算する？Suicaによる経費精算方法と注意点

会社員が出張などの仕事のために交通費、移動費を支払った場合は、会社の負担となりますが、会社が事前に交通費等を渡すわけではなく、会社員が立替払いすることが多いです。

そのため、後で交通費の経費精算を行う必要があります。交通費の経費精算は、移動経路をメモしてまとめておかなければ、ミスが生じる等、意外に手間取る作業です。

Suicaを活用すれば、ミスを防げるうえ、経費精算の業務を省力化することができます。今回は、Suicaによる交通費の経費精算方法と注意点について解説します。

目次

• 会社員の交通費、移動費は誰が支払う？
• 交通費の経費精算の方法とは？
• SuicaやPASMOによる経費精算とは？
• SuicaやPASMOで経費精算する方法
• SuicaやPASMOで経費精算するメリットとは？
• SuicaやPASMOで交通費精算する際の注意点
• 経費精算システムと連携させることによる省力化
• まとめ

会社員の交通費、移動費は誰が支払う？

会社員が出張などの仕事のために交通費、移動費を支払った場合は、その費用は原則として会社が負担します。

ただ、会社が事前に交通費等を渡してくれるわけではなく、会社員が自腹で交通費等を出した後で、後で会社に対して請求するという形で精算するのが一般的です。

これを交通費精算と言います。

交通費の経費精算の方法とは？

では、交通費精算はどのように行うのでしょうか。まず、昔ながらの古典的な方法を追いながら精算の流れを確認しましょう。

まず、交通費精算の流れは次のとおりです。

• 交通費精算の対象となる移動であることを確認する
• 交通費について領収書を取得する
• 交通費精算書を作成する
• 上長による承認を得る
• 経理担当者による確認を受ける
• 交通費が精算される

では、一つ一つ確認しましょう。

交通費精算の対象となる移動であることを確認する

交通費精算の対象となるのは、次のような移動にかかった費用です。

• 取引先や商談先への移動にかかった費用
• 出張等の移動にかかった費用
• 社外研修やセミナーへの移動にかかった費用

なお、社員の通勤にかかる費用は、通勤手当として別途支給されるのが一般的なので、交通費精算の対象にはなりません。また、勤務時間中の移動でも、休憩時の移動や私的な用事での移動にかかった費用はもちろん、精算の対象にはなりません。

交通費について領収書を取得する

交通費精算では、領収書が必要になります。
そのため、運賃の支払い時には必ず、領収書をもらうようにしましょう。

タクシー、飛行機などについては、領収書がもらえることが多いため、必ずもらっておきましょう。社用車での移動についても、ガソリン代を全額経費として計上できるため、ガソリンを給油する際に領収書をもらっておきます。

一方、電車、バスの場合は、領収書が発行されないことが多いため、移動ルートや運賃のメモ等で代用するしかありません。

交通費精算書を作成する

交通費精算の対象となる移動費用について、社員がそれぞれ、交通費精算書を作成します。
交通費精算書のフォーマットについては、共通のルールはありませんが、一般的には次のような項目を記載します。

• 日付：交通費を支払った日の日付を記載します。
• 訪問先：交通費を使ってどこを訪問したのか記載します。
• 交通機関：利用した交通機関が何であるか記載します。
• 経路：どこからどこまでの移動にかかった費用なのか記載します。例えば、電車なら、乗車駅と降車駅を記載します。
• 交通費：実際にかかった交通費を記載します。電車やバス、タクシーの運賃のことです。

交通費精算書を作成したら、領収書を漏れなく添付しておきます。

上長による承認を得る

交通費精算書を作成したら、領収書と一緒に、上長に提出して承認を得るのが一般的です。
会社の交通費規程に適合しているかどうかの確認を受けます。

経理担当者による確認を受ける

上長の承認を受けたら、経理担当者に交通費精算書と領収書を提出します。経理担当者が最終的に、交通費精算書の記載内容が正確であるかどうか、領収書と一致しているかどうか確認します。

この確認が終われば、精算手続きが進められます。

交通費が精算される

交通費の精算方法は、給与と一緒に振り込む方法と給与とは別に振り込む方法の2種類があります。

一般的には、給与と一緒に振り込む方法が用いられることが多いですが、会社員にとっては、交通費の支給が遅くなるというデメリットがあります。

SuicaやPASMOによる経費精算とは？

上記で紹介したような交通費精算方法は、今ではあまり用いられないことも多いです。外回り営業の担当者の場合、上記方法で精算していたら、交通費精算書の記載事項が多くなり、業務時間がかかりがちです。

SuicaやPASMOなどの交通系ICカードを利用していれば、その手間を大幅に省くことも可能です。

SuicaやPASMOで経費精算する方法

SuicaやPASMOで交通費精算を行う場合でも、昔ながらの交通費精算方法と同じ考え方で行います。ただ、交通費について領収書を取得し、それを整理して一覧にする作業は省略できることもあります。

SuicaやPASMOならば、駅の自動券売機から利用履歴を印字して出すことができます。自分でどこからどこまでの移動に使ったか、毎日メモを取っておく必要がありません。

領収書についても、自動券売機から入手することができます。

その後は、昔ながらの交通費精算方法と同様に次の流れで手続きが進められます。

1. 交通費精算書を作成する
2. 上長による承認を得る
3. 経理担当者による確認を受ける
4. 交通費が精算される

SuicaやPASMOで経費精算するメリットとは？

SuicaやPASMOで交通費精算を行うことのメリットは、手作業、目視での経費精算と比べて、業務負担が大幅に軽減される点です。

交通費精算を申請する会社員のメリット

会社員が交通費精算する際は、移動先について一つ一つメモなどでまとめておかなければなりません。しかし、メモするのを忘れてしまうと、取りこぼしてしまいますし、入力時に間違えてしまうことがあります。

その点、SuicaやPASMOなら、利用履歴が明確に残るため、取りこぼしも入力ミスも防ぐことができます。

承認者、経理担当者のメリット

交通費精算書を受け取る承認者、経理担当者の側にもメリットがあります。SuicaやPASMOから取得した利用履歴ならば、申請者によるミスを防げますし、不正申請のおそれも少ないでしょう。

そのため、確認作業の負担を大幅に軽減することができます。経理担当者も、確認や差し戻しなどの工数を削減することが可能です。

SuicaやPASMOで交通費精算する際の注意点

SuicaやPASMOなどの交通系ICカードならば、自分で移動先などのメモを作成しておかなくても、利用履歴を印字して出すことができますし、領収書も後で出すことも可能です。

ただ、注意すべき点があるので確認しておきましょう。

利用履歴の保存件数・期間に上限がある

SuicaやPASMOなどの交通系ICカードでは、利用履歴の保存件数と保存期間に上限が設けられているのが一般的です。

例えば、Suicaの場合は次のようになっています。

自動券売機での履歴表示	直近の利用分最大20件
自動券売機での履歴印字	直近の利用分最大100件
履歴印字可能期間	利用から26週間

この上限を超えた利用分については表示されません。

交通費精算は一カ月に一度の頻度で行うことが多いですが、一日の利用回数が多い場合は、月末に精算しようとしても、すべての利用履歴が表示されないという事態もありうるので注意が必要です。

領収書はチャージの時のみ発行される

SuicaやPASMOなどの交通系ICカードでは、利用履歴は表示されますが、基本的に領収書は表示されません。
そのため、利用明細を証憑として交通費精算に活用する形になります。自動券売機でチャージした場合は、その時点で領収書が発行できることが多いため、「領収書を発行する」ボタンを押して、領収書を取得しておきましょう。

モバイルSuicaやモバイルPASMOといったモバイルアプリを利用していて、クレジットカードによるチャージを行っている場合は、モバイルアプリの会員メニューサイトからPDF形式で領収書を取得することができます。

なお、交通系ICカードにチャージしただけでは、まだ交通費になりません。実際に利用した時点で経費化されます。チャージの領収書だけでは、私的利用か業務利用か判別できないため、経費精算には利用履歴が必要になるわけです。

プライベートの利用や通勤は除外する

会社員が、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードを一枚しか持っておらず、プライベートでの移動や通勤にも利用している場合は、利用履歴にそれらの履歴も表示されてしまいます。

当然ですが、プライベートでの移動や通勤の利用履歴は、交通費精算の対象にならないので除外する必要があります。こうした手間を省くのであれば、会社員の出張や移動では、個人用の交通系ICカードではなく、法人向けの交通系ICカードを利用するのも一つの手です。

法人向けの交通系ICカードを使っていれば、会社員が立替払いする必要もないですし、交通費精算も楽になります。

経費精算システムと連携させることによる省力化

SuicaやPASMOなどの交通系ICカードを利用するだけでも、交通費精算の手間はかなり省けますが、さらに、経費精算システムと連携させると、経費精算の業務をさらに効率化することができます。

どのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

利用履歴が自動で読み込まれる

SuicaやPASMOなどの交通系ICカードと経費精算システムを連携させれば、経費精算システム側で自動的に利用履歴を読み込むことができます。

これにより、申請者は交通費精算の申請の手間を省くことができます。

運賃が自動で計算される

SuicaやPASMOなどの交通系ICカードを利用していても、駅の自動券売機で印字する場合は、かかった運賃を一つ一つ割り出さなければなりません。

その点、経費精算システムを連携させれば、運賃も自動で計算してもらえるため、申請者自身が計算する必要がなくなりますし、ミスを防ぐことができます。

仕訳も自動で行われる

交通系ICカードと経費精算システムを連携させると、経理担当者の工程も省力化することができます。確認作業の負担が大幅に減るだけでなく、仕訳作業も自動的に行うことが可能です。

まとめ

Suicaによる経費精算方法と注意点、効率の良い管理方法について解説しました。交通費の精算業務は、意外と手間取りますしミスも生じがちです。これを避けるためにも、Suicaを活用し、経費精算システムと連携させたり、個人用の交通系ICカードではなく、法人向けの交通系ICカードを利用するといった方法も検討すると良いでしょう。